Procurement

• Receive logistics and program requests in the WMR system, consolidate them, and follow up on implementation.
• Review PRFs and requests from various departments, ensuring compliance with PIN procurement policies and guidelines.
• Prepare and send out quotation forms; collect and review quotations.
• Prepare bid evaluation reports and bid comparison tables; obtain necessary approvals from committee members.
• Manage the tender process: distribute RFQs to shortlisted suppliers, receive bids, and support evaluation committees.

• Support the Logistics Team Leader and field teams with specifications, market prices, and request preparation as needed.

Order Management and Follow-up

• Ensure timely implementation of all approved requests and purchase orders.
• Maintain and regularly update the PRF/order follow-up tracker.
• Notify relevant departments of any potential delays or issues.
• Prepare Purchase Orders under framework agreements and submit them for approval.
• Follow up on orders through ELO and ensure all procurement functions are documented in the system.
• Coordinate with the warehouse and program teams to ensure delivery and receipt of requested items.

Supplier Management

• Participate in selecting and approving local suppliers as part of the pre-qualification process.
• Maintain and update the vendor database and log supplier performance and incidents.
• Monitor supplier performance and report any misconduct or contract violations.
• Maintain ongoing communication with suppliers regarding procurement implementation, quality assurance, and delivery.

Market Analysis

• Conduct regular market surveys for frequently procured goods and services.
• Perform ad hoc market research upon request from the supervisor or program teams.

Coordination and Communication

• Coordinate daily with supervisors, procurement team leader, and team members under direct supervision.
• Communicate with program departments for clarifications on specifications, delays, or deliveries.
• Liaise with the finance department regarding payment processing and procurement document archiving.
• Ensure effective communication with suppliers for all procurement-related matters.

Team Management

• Define individual tasks and responsibilities for team members and supervise their daily work.
• Monitor performance and identify training needs.
• Prepare work schedules for logistics team members across departments and facilities.
• Organize and lead team meetings; participate in recruitment as required.
• Represent the procurement team at relevant mission meetings and report on activities.
• Propose improvements to procurement practices and workflows where appropriate.

Other Duties

• Perform other tasks assigned by the Line Manager based on the mission’s needs, programs, and projects.
• Provide full or partial coverage for colleagues during their absence, as assigned by the Line Manager.
• Understand and adhere to the mission’s National Staff Handbook, PIN Code of Conduct, PIN Key Policies, and relevant guidelines.