المنظمة: ماري للبحوث والتنمية (MRD)
المسمى الوظيفي: مساعد/ة إداري/ة – Admin Assistant
مكان العمل: دمشق، سوريا
نوع الدوام: دوام كامل
القسم: الإدارة والعمليات
المدير المباشر: مسؤول/ة الموارد البشرية والإدارة
نسبة المهام: 50% موارد بشرية – 50% مهام لوجستية ومالية
نبذة عن المنظمة
ماري للبحوث والتنمية (MRD) هي منظمة غير ربحية مرخصة تعمل على دعم السلام والتنمية وتعزيز قدرات المجتمع المدني، من خلال تنفيذ برامج ومشاريع في مجالات الحماية، الصحة والدعم النفسي والاجتماعي، سبل العيش، الأمن الغذائي، المياه والإصحاح، بناء السلام، الحوار المدني، وبناء قدرات منظمات المجتمع المدني.
تعلن MRD عن رغبتها في توظيف مساعد/ة إداري/ة (Admin Assistant) للانضمام إلى مكتبها في دمشق، والمساهمة في دعم أعمال الموارد البشرية والإدارة واللوجستيات والعمليات المالية اليومية للمكتب.
الهدف من الوظيفة
سيكون/ستكون شاغل/ة الوظيفة مسؤولاً/ة عن تقديم الدعم الإداري والتشغيلي للمكتب، مع تخصيص ما يقارب 50% من وقت العمل لمهام الموارد البشرية، و50% للمهام اللوجستية والمالية والإدارية.
ويُتوقع من شاغل/ة الوظيفة العمل بشكل وثيق مع قسم الموارد البشرية والإدارة والمالية والبرامج، وضمان تنفيذ الإجراءات الإدارية وفق سياسات وإجراءات المنظمة ومتطلبات المانحين.
أولاً: مهام الموارد البشرية – 50%
- تقديم الدعم اليومي لقسم الموارد البشرية في تنفيذ الإجراءات والعمليات المتعلقة بالموظفين.
- المساعدة في إجراءات التوظيف، بما في ذلك نشر إعلانات الوظائف، استقبال وفرز طلبات التوظيف، والتنسيق للمقابلات والاختبارات.
- تجهيز ومتابعة ملفات الموظفين والتأكد من اكتمال الوثائق المطلوبة وحفظها بشكل منظم وسري.
- تحديث سجلات الموظفين وقواعد بيانات الموارد البشرية بشكل دوري.
- المساعدة في متابعة الحضور والانصراف والإجازات والأذونات وغيرها من السجلات المتعلقة بالموظفين.
- المساعدة في إعداد ومتابعة عقود العمل والتعديلات والعروض الوظيفية وغيرها من وثائق الموارد البشرية.
- دعم عملية استقبال الموظفين الجدد (Onboarding) والتأكد من استكمال إجراءات الانضمام والتعريف بالسياسات والإجراءات الداخلية.
- المساعدة في إعداد المراسلات والشهادات والوثائق المتعلقة بالموظفين عند الحاجة.
- دعم أنشطة التدريب والتطوير، بما في ذلك التنسيق اللوجستي وحفظ سجلات المشاركة.
- المساعدة في إعداد تقارير الموارد البشرية الدورية وتجميع البيانات المطلوبة.
- ضمان الحفاظ على سرية معلومات الموظفين والوثائق والبيانات المتعلقة بالموارد البشرية.
- تقديم أي دعم آخر في مجال الموارد البشرية وفقاً لتوجيهات المدير المباشر.
ثانياً: المهام اللوجستية والإدارية – 30%
- تقديم الدعم اليومي للعمليات الإدارية واللوجستية في مكتب دمشق.
- المساعدة في متابعة احتياجات المكتب من القرطاسية والمواد والمستلزمات المكتبية.
- متابعة المخزون والموجودات والتأكد من تحديث سجلاتها.
- المساعدة في إجراءات المشتريات وفق سياسات وإجراءات المنظمة.
- جمع عروض الأسعار والوثائق المطلوبة من الموردين والمساعدة في متابعة عمليات الشراء.
- متابعة الخدمات والصيانة والاحتياجات التشغيلية للمكتب.
- تنظيم وحفظ الوثائق الإدارية واللوجستية بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
- المساعدة في الترتيبات اللوجستية للاجتماعات والتدريبات والفعاليات والزيارات.
- التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات عند الحاجة.
- تنفيذ أي مهام إدارية أو لوجستية أخرى يكلف بها المدير المباشر.
ثالثاً: المهام المالية – 20%
- تقديم الدعم الإداري لقسم المالية في العمليات اليومية للمكتب.
- المساعدة في تجهيز وجمع الوثائق والمستندات المالية المطلوبة.
- المساعدة في متابعة الفواتير والإيصالات والوثائق الداعمة للمدفوعات.
- تنظيم وأرشفة المستندات المالية وفق الإجراءات المعتمدة.
- المساعدة في متابعة المصروفات التشغيلية والمستندات المرتبطة بها.
- التنسيق مع قسم المالية بشأن استكمال الوثائق المطلوبة للعمليات الإدارية والمالية.
- المساعدة في إدخال وتجميع البيانات المالية البسيطة عند الحاجة، دون تحمل مسؤوليات محاسبية متقدمة.
- دعم أي مهام مالية وإدارية أخرى ضمن مستوى الوظيفة ووفقاً لتوجيهات المسؤول المباشر.
- شهادة جامعية أو معهد متوسط في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، المحاسبة، الإدارة، أو أي تخصص ذي صلة.
- خبرة عملية لا تقل عن سنة واحدة في مجال الإدارة أو الموارد البشرية أو العمليات، ويفضل في المنظمات غير الحكومية أو المنظمات غير الربحية.
- معرفة جيدة بأساسيات إدارة الموارد البشرية والإجراءات الإدارية.
- معرفة جيدة بأساسيات العمليات المالية وإدارة الوثائق والفواتير والمصروفات.
- مهارات جيدة في استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel.
- القدرة على تنظيم الملفات والسجلات والبيانات بدقة.
- مهارات جيدة في التواصل والعمل ضمن فريق.
- القدرة على إدارة عدة مهام في الوقت نفسه وتحديد الأولويات.
- الالتزام بالسرية المهنية، وخاصة فيما يتعلق ببيانات الموظفين والمعلومات المالية.
- القدرة على العمل في بيئة ديناميكية وتحت ضغط عند الحاجة.
- الالتزام بمبادئ العمل الإنساني ومدونة السلوك والسياسات والإجراءات الداخلية للمنظمة.
المهارات المفضلة
- خبرة سابقة في العمل لدى منظمة غير حكومية أو منظمة مجتمع مدني.
- خبرة في استخدام أنظمة أو برامج الموارد البشرية.
- معرفة جيدة بإجراءات المشتريات واللوجستيات.
- مهارات جيدة في إعداد جداول Excel وتنظيم البيانات.
- إجادة اللغة الإنجليزية تعتبر ميزة إضافية.
تلتزم MRD بمبادئ تكافؤ الفرص وعدم التمييز، وتشجع جميع المرشحين المؤهلين على التقدم للوظيفة.
نصيحة لحمايتك
ننصح بقراءة طريقة التقديم بعناية و التقيد بتعليمات التقدم للوظائف و المناقصات.